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データベース
この講座の内容の無断転記を禁止します
データベースにも専門用語がネットワークに負けず、たくさんあります。
これらの用語とデータベースの作成までを見てみましょう。
ＤＢ（データベース）は、データの基地と言う意味があります。
データを集めてあらゆる角度からスムーズに取り出せるようになっているはずです。
ここで、「はず」と記述している理由は、「スムーズにあらゆる角度で」を設計しなくてはならないからです。
この設計は業務やシステムなどを理解しておけば簡単に済むはずですが、設計が的確にできるとは限りません。
そこで、簡単な手順があれば、それに従って設計を行えば完成に近づくことができます。
では、手順をおって進めてみましょう。
- 人・物・金
業務は、大きく分けるとタイトルにも書いているように「人」・「物」・「金」があり、
これらが動くことによって経営が成り立っています。これらは、一番大きく分類した例ですが、
さらに分類することもできます。例えば、「人」の場合ですと、社員、顧客、受注元などに細分できます。
さらに、社員は、正社員、アルバイトに分割できます。アルバイトはさらに、パート、学生などに分類できます。
分類は限りなくできますが、設計する場合にはどこでまとめるかが重要です。
ではどのように考えていけばよいのでしょうか？それは、「違い」が何個所あるかです。
たとえば、パートと学生の違いについて考えてみましょう。住所・電話・時給・性別・経験年数などは
どちらも必要ですが、学生の場合には保護者欄が必要になる可能性があります。
この保護者欄の設計する項目数が多いと分割します。
では、どのくらいの項目があるのでしょうか？保護者氏名・保護者関係・保護者住所・保護者電話番号の
４項目ぐらいはありそうです。この４項目がパートの中に含まれても良いのかを考慮して結論をだします。
筆者だと「含めてもかまわない」と結論します。
この考え方はトップダウンアプローチの手法ですが、ボトムアップアプローチでは、
出荷伝票や入金伝票などの実業務で使用される書類などを全て洗い出して、
それらをグループ化していく方法がとられます。
分類などをまとめて図で表現していき方法には、あらゆる手法があります。
できれば、DFD図など決められたルールに従って記述するのが最良だと思いますが、ここでは、
こんな感じかな？と思われる書き方で紹介してみます。
- 流れ
先ほど分類した項目間には必ず、流れがあります。通常は一方通行なのですが逆の流れも発生することがあります。
例えば、出荷業務に対して、返品業務もあります。これらの流れを先ほどの分類に当てはめていきます。
矢印などで流れを記述し、どうのようなタイミングで発生するのか？などを添えながら線を引きます。
ここで言うタイミングとは、月末処理や年末処理、期末処理、当日の締めなどの区切りでの作業を考えておくことです。
この流れには、日本独自の「はんこ」を考慮する必要もあります。
「はんこ」を取るタイミングを紙面や画面上などで確認し、また、保留や突き返される作業も考慮する必要があります。
つまり、データの流れだけでなく時間・時期を考慮します。ここでの記述方法もDFD図などが良いと思われます。
- DBの設計
ＤＢの設計を行うに当たり、分析・調査結果（先ほどまでの設計図など）をレビューしておく必要があります。
レビューでは、設計の記述ミスが発生していないかを確認し、
全員の意識が統一されて設計が進められることを確認します。
ＤＢを設計するときには、もう一つ決定する項目があります。それは、「キー」を決定することです。
「キー」とは、データを選び出したり識別するためのコードのことで、例えば、
受験番号、商品コードなどが必要です。具体的に考えてみましょう。
年賀状や書中見舞いを出すための住所録を考えてみましょう。
住所録に必要な項目を簡単に考えてみると、以下のような項目が候補に上がってきます。
これだけの項目があれば、はがきは出せるわけですが、
利用者が検索をしたり分類をしやすくするために次にあげる項目も必要かもしれません。
これだけでよいのでしょうか？実はまだ考慮する項目があります。
データ１つずつを識別するための絶対に同じ内容にならない項目が必要になります。
これが通常「主キー」と呼ばれるものです。同姓同名がいる可能性は０％ではありません。
ですから、氏名やふりがなは主キーにはできません。郵便番号や性別も論外です。
住所や電話番号も兄弟などを入力する場合があるので、やはり主キーにはできません。
ですから、新たにキーになる項目を考えます。
よく使用されるのは、従業員番号に代表されるように番号をつけることです。
筆者なら「人間コード」とでもします。
さて、これで一段落しましたが、作業はまだ続きます。
あとは、「インデックス」と「クェーリ」です。「インデックス」とは、検索を素早くするためや、
並べ替えなどを行うためのキーのことです。住所録では、「ふりがな」、「性別コード」、「就職先コード」
などをインデックスにしておくと便利でしょう。
「クェーリ」は、データを見る窓のことです。
データを利用するときに全ての情報が必要とは限りません。
最初の目的に戻って住所録を見直してみましょう。
はがきを出すだけなら相手の住所や氏名などの表書きの情報だけでよいはずです。
この「表書き」という窓には、必要最低限の情報だけで良いのです。
また、「ラブレター」と言う窓には、異性の情報だけが表示されていればいいのです。
目的を絞り込んだ専用の「見え方」を定義しておくとセキュリティにもなりますし、
利用者にとっても便利になります。